Según el Diccionario de Archivología elaborado por un equipo de trabajadores del Archivo Nacional de Cuba y dado a la estampa por la Editorial Academia de esa isla en 1990, la palabra archivo tiene los siguientes significados: 1.- Institución o parte estructural de ella que realiza la recepción, conservación y organización de los documentos para su utilización. 2.- Conjunto de documentos producidos y/o acumulados por una persona o entidad. 3.- Recinto donde se guardan documentos públicos y privados. 4.- Mueble de oficina dispuesto para archivar documentos.
Los repositorios documentales en Nuevo León se han conservado y guardan documentos importantes referentes a transacciones mercantiles, juicios civiles y penales, administración gubernamental y otras actividades propias de los mandatarios estatales, alcaldes, jueces, escribanos y de la ciudadanía en general.
A pesar de su valía, algunos macizos documentales se perdieron por diversos motivos: inundaciones, rebeliones, incendios, incuria oficial, sin olvidar el saqueo, innoble y furtiva actividad practicada por personas sin escrúpulos, que venden al extranjero o a coleccionistas locales el producto de su pillaje.
La incomprensión hacia los archivos los hace aparecer como el patito feo de la administración pública y aún de la privada, todo un cúmulo de documentos van a parar al cuarto sobrante, a la bodega, al sótano, despreciados, abandonados, pero que a la hora de dirimir un litigio, un juicio, buscar un dato urgente, comprobar algún resultado, evaluar la función gubernamental o formarle cargos al político que se apropió de bienes y recursos públicos, se tiene un problema bastante grave al no tener un archivo en orden, funcional y efectivo, justificándolo con la expresión: "esos expedientes están en el archivo muerto".
El diccionario referido define a la Archivística como la esfera de la actividad de la sociedad que abarca aspectos de organización, conservación y utilización de documentos de archivo, asimismo nos aclara la diferencia entre un archivero y un archivista; el primero es un técnico de nivel medio en Archivística, graduado en disciplinas afines o empírico que trabaja en un archivo en el estudio, clasificación y ordenamiento de documentos, expedientes y en general del material dispuesto para su archivo. En nuestro medio es poco usado este término, aplicando su uso al mueble donde se depositan los expedientes o documentos.
Archivista es la persona con estudios teórico-prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento de archivos y documentos, como consecuencia ha recibido el correspondiente título profesional a nivel superior. Sea una denominación o la otra, en Nuevo León y en muchas otras regiones del país, existe una noble y callada labor en esta tarea de organizar, catalogar, inventariar, resguardar y conservar los documentos emanados de la función pública o privada y ponerlos en condiciones de ser consultados por investigadores, funcionarios, profesores, estudiantes y otros miembros de la comunidad.
El origen de esa mística y filosofía de la conservación documental la encontramos en el cariño y amor a la camiseta que muchas personas con el modesto título de archiveros o archivistas han mostrado por los viejos y amarillentos papeles: Vicente Treviñode la Peña -quien ejerció el oficio por más de 60 años-, Miguel Nieto, Juan Erasmo Garza Flores, Alberto Galván Rentería, Pedro R. Nava, Domingo Cantú, el historiador y cronista de la ciudad de Monterrey Israel Cavazos Garza, Agapito Renovato Zavala, Eusebio Sáenz Ramírez, Santiago A. Vara Jiménez, Jesús Ávila Ávila, César Morado Macías, Magdalena Álvarez, María de la Luz Echavarría Reyes, entre muchos otros, son un claro y loable ejemplo de esa noble y callada labor.
En el año de 1790, el quincuagésimo segundo virrey de la Nueva España Juan Vicente de Güemes Pacheco Padilla y Horcacitas, Segundo Conde de Revillagigedo mandó elaborar un plan necesario y urgente para reorganizar administrativamente la Secretaría de Cámara del virreinato, a la que consideraba como "el eje, el tallo de todo lo que conduce el Gobierno"; la medida obedeció a la búsqueda de hacer más eficiente la atención de los asuntos gubernamentales y ante la acumulación de expedientes y documentos solicitó al rey de España la creación de un Archivo General de la Nueva España, enviando el proyecto respectivo el 27 de marzo de 1790, ya que la documentación "se encontraba en archivos sumamente confusos por impericia o por desorden en su colocación, y en todos, crecidos volúmenes de papeles antiguos".
Ahora bien, la tradicional política colonial en el ramo administrativo repetía los modelos hasta los más pequeños puestos y reglamentos; la anterior afirmación la fundamentamos con la creación del Archivo General de Indias en Sevilla, cuando el Cosmógrafo Real Juan Bautista Muñoz al redactar la Historia de las Indias realizó de manera paralela la labor de formar con los papeles dispersos dicho archivo, cuyas ordenanzas se redactaron en 1790.
No es extraño que con ese antecedente el virrey creara el de la Nueva España e igual podemos considerar acerca del Archivo General del Nuevo Reino de León, aunque nos falta documentación para sustentar este aserto, podemos basarnos en un testimonio de don Juan Erasmo Garza Flores encargado del Departamento de Archivo durante varios años en la administración del Gral. Bernardo Reyes, que en oficio del 1º de enero de 1899, dirigido a éste le informa: "he arreglado 210 legajos del archivo antiguo, comprendiendo el periodo de fundación de dicho archivo (1791) hasta la terminación del año de 1832".
Los municipios nuevoleoneses también fueron integrando sus propios repositorios y en ellos existen documentos de gran interés, tanto para su historia como la del Estado; el primer Gobernador Constitucional de Nuevo León, don José María Parás, mostró particular empeño al respecto y promovió junto con el sacerdote y Diputado local Dr. José Francisco Arroyo el cuidado de los archivos, mediante el decreto No. 82 correspondiente a las Facultades y Atribuciones de los Ayuntamientos, en el capítulo 6, artículo 79 dice textualmente: "Cuidar de la conservación y arreglo del archivo público de su distrito. A este efecto hará que los alcaldes formen exacto inventario de él, donde no lo hubiere que se reconozca y compare el que se haya formado; este requisito se observará indefectiblemente en las entregas y recibos de archivos".
La expresión de “archivos muertos” no existe en la Archivística, es de factura y uso de burócratas de viejo cuño; los archivos están allí vivos, palpitantes de noticias, datos y testimonios, que no se les ordene o se les mantenga ignorados es otra cosa. ¡Dejad que los archivos que vos matáis comiencen a hablar! Nuestros legisladores locales, ayuntamientos, el Gobernador y el Secretario General de Gobierno tienen la palabra.
Héctor Jaime Treviño Villarreal
